TELERAU AC AMODAU

Darllenwch y telerau ac amodau isod yn ofalus cyn archebu lle mewn digwyddiad ac wedyn mynychu digwyddiad gan BiP Solutions. Tybir bod yna gontract rhwng BiP Solutions Ltd (“BiP”) a’r cleient archebu (“cynrychiolydd”) pan fydd y cynrychiolydd wedi cadarnhau’r gofynion drwy wefan y digwyddiad neu ffurflen archebu digwyddiad ac mae BiP wedi derbyn yr archeb honno – gyda chadarnhad o archeb neu anfoneb yn brawf o hynny.


ARCHEBION

Rhaid defnyddio cyfeiriad e-bost gwaith dilys gyda phob archeb – ni dderbynnir cyfeiriadau e-bost personol. Rhaid i bob cofrestriad gynnwys cyfeiriad e-bost unigryw. Ni dderbynnir cyfeiriadau e-bost dyblyg ar gyfer mynychwyr gwahanol ar gyfer tocynnau am ddim neu docynnau sector cyhoeddus.

Nid yw archeb yn ei hun yn cadarnhau lle yn awtomatig. Bydd BiP yn cadarnhau pob archeb yn ysgrifenedig ar ôl derbyn ffurflen archebu gyflawn. Mae pob archeb ar sail y cyntaf i’r felin. Mae BiP yn cadw’r hawl i wrthod archebion yn ôl ei ddisgresiwn.

Bydd BiP yn derbyn archebion hwyr ar yr amod bod llefydd ar gael hyd at ac ar ddiwrnod y digwyddiad. Bydd BiP yn ceisio sicrhau bod gwybodaeth gydag archebion hwyr yn cael ei chynnwys ym mhroses weinyddu’r digwyddiad; fodd bynnag, ni ellir gwarantu hyn os yw’r archeb yn cael ei chyflwyno lai na 10 diwrnod cyn y digwyddiad.


TELERAU TALU

Codir TAW ar ben yr holl brisiau a ddyfynnir.

Os bydd cyfradd y TAW yn cynyddu rhwng dyddiad derbyn yr archeb a dyddiad y digwyddiad, codir y TAW perthnasol ar ddyddiad yr anfoneb.

Ni fydd newidiadau i’r gyfradd TAW yn cael eu hôl-ddyddio na’u hawlio’n ôl.

Os dewisir anfoneb fel y dull talu, mae’r taliad yn ddyledus ar ôl derbyn yr anfoneb.


CANLYNIADAU METHU TALU

Os na wneir taliad llawn ar unwaith, bydd hyn yn torri contract y cleient, gan roi hawl i BiP drin y contract fel un sydd wedi dod i ben ac ailddyrannu’r archeb heb roi gwybod i’r cynrychiolydd.

Os nad yw’r taliad llawn wedi’i wneud erbyn dyddiad y digwyddiad, mae BiP yn cadw’r hawl i wrthod mynediad i’r cynrychiolydd.

Bydd gan BiP yr hawl i gadw’r holl symiau a dalwyd eisoes gan y cleient. Bydd unrhyw falans heb ei dalu o bris yr archeb yn dod yn daladwy ar unwaith gan y cynrychiolydd i BiP. Nid yw hyn yn amharu ar hawl BiP i hawlio iawndal gan y cynrychiolydd mewn perthynas ag unrhyw golled a ddioddefir gan BiP.


CANSLO GAN BiP

Mae BiP yn cadw’r hawl i ddiwygio neu ganslo unrhyw ddigwyddiad neu amseroedd, lleoliadau a dyddiadau digwyddiadau. Mae hyn yn cynnwys newidiadau i siaradwyr, cynnwys a rhaglen.

Os bydd digwyddiad yn cael ei ganslo, neu os bydd y dyddiad/lleoliad yn newid, mae’n bosibl y bydd BiP yn cynnig trosglwyddiad am ddim i ddigwyddiad arall cyfatebol, yn amodol ar argaeledd.

Fel arall, bydd BiP yn dychwelyd unrhyw daliadau a dderbynnir ymlaen llaw. Fodd bynnag, ni fydd BiP yn ad-dalu unrhyw gostau eraill o ganlyniad i ganslo.


CANSLO GAN Y CWSMER

Rhaid rhoi gwybod i BiP yn ysgrifenedig os ydych yn canslo.

Pan fydd BiP yn cael hysbysiadau canslo o leiaf 28 diwrnod cyn dyddiad y digwyddiad, bydd ad-daliadau’n cael eu darparu llai ffi weinyddol o 50%. Os nad oes taliad wedi’i wneud eto, codir nodyn credyd ar gyfer 50% o ffi’r cynrychiolydd a bydd yn rhaid talu’r balans.

Pan fydd BiP yn cael hysbysiadau canslo gyda llai na 28 diwrnod o rybudd, bydd taliad llawn yn ddyledus. Nid yw costau canslo’n berthnasol i ddigwyddiadau am ddim.

Fel dewis arall yn lle canslo, gellir trosglwyddo archebion neu ddirprwyo lle i gynrychiolydd arall.


TROSGLWYDDO ARCHEBION

Gall cynrychiolwyr nad ydynt yn gallu mynychu digwyddiad drosglwyddo eu lle i ddigwyddiad BiP arall ar yr amod bod BiP yn cael gwybod am gais o’r fath yn ysgrifenedig.

Pan ddaw hysbysiad ysgrifenedig o’r fath i law o leiaf 7 diwrnod cyn dyddiad gwreiddiol y digwyddiad, ni chodir tâl ychwanegol am drosglwyddiadau o’r fath.

Bydd gofyn i gynrychiolwyr sy’n gwneud ceisiadau o’r fath o fewn 7 diwrnod i ddyddiad gwreiddiol y digwyddiad dalu ffi aildrefnu o £100 a TAW er mwyn trosglwyddo i ddigwyddiad arall.

Os yw ffi’r cynrychiolydd ar gyfer y digwyddiad arall yn is na chost yr archeb wreiddiol, ni fydd modd ad-dalu’r gwahaniaeth. Os yw ffi’r cynrychiolydd ar gyfer y digwyddiad arall yn fwy na chost yr archeb wreiddiol, bydd gofyn i’r cynrychiolydd dalu’r gwahaniaeth.

Os bydd cynrychiolydd yn dewis peidio â throsglwyddo i ddigwyddiad BiP arall, bydd angen setlo’r ffi archebu wreiddiol yn llawn. Ni fydd unrhyw ad-daliadau’n cael eu darparu.


DIRPRWY GYNRYCHIOLWYR

Yn lle canslo neu drosglwyddo archeb, bydd BiP yn derbyn dirprwy gynrychiolwyr heb godi ffi.


HYRWYDDO A HYSBYSEBU

Gall BiP gyflwyno hysbysebion neu ddeunyddiau hyrwyddo ar neu drwy’r digwyddiad, ac ar unrhyw wefannau BiP. Mae eich cyfranogiad mewn unrhyw ddigwyddiad hyrwyddo yn ddibynnol ar y telerau ac amodau sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad hwnnw. Os byddwch yn delio ag unrhyw hyrwyddiadau gan hysbysebwyr trydydd parti ar neu drwy’r digwyddiad, neu’n cymryd rhan mewn unrhyw hyrwyddiadau o’r fath, mae hynny rhyngoch chi a’r trydydd parti yn unig. Rydych yn cytuno na fydd BiP yn gyfrifol nac yn atebol am unrhyw golled neu ddifrod o unrhyw fath a ddaw i’ch rhan o ganlyniad i unrhyw hyrwyddiadau o’r fath, neu o ganlyniad i bresenoldeb trydydd partïon o’r fath yn y digwyddiad.


PATENTAU A NODAU MASNACH

Mae’r holl nodau masnach, nodau gwasanaeth, enwau masnach, sloganau, logos a marciau tarddiad eraill sy’n ymddangos ar y digwyddiad neu mewn cysylltiad â’r digwyddiad yn eiddo i BiP a/neu ei gwmnïau cysylltiedig. Ni chewch gopïo, arddangos na defnyddio unrhyw un o’r marciau hyn heb ganiatâd ysgrifenedig ymlaen llaw gan y perchennog perthnasol. Mae’n bosibl bod y digwyddiad a/neu rannau o’r digwyddiad wedi’u diogelu o dan gyfraith patent, a gallant fod yn destun patentau wedi’u rhoi a/neu geisiadau am batent sy’n aros.


CYFYNGU AR ATEBOLRWYDD

Nid yw BiP yn derbyn cyfrifoldeb am ddamwain, anaf neu golled a ddioddefir wrth fynychu digwyddiad oni bai ei fod o ganlyniad uniongyrchol i esgeulustod ar ran BiP.

Nid yw BiP yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am unrhyw golled wrth ddefnyddio deunydd neu wybodaeth a gesglir mewn digwyddiadau BiP.

Mae hawlfraint yr holl ddeunydd hyfforddi yn nwylo’r hyfforddwr neu’r siaradwr ac ni ellir dal BiP yn gyfrifol am unrhyw dresmasu o ganlyniad i lên-ladrad, enllib, athrod neu unrhyw gamddefnydd o ddeunydd.


LLEOLIAD Y DIGWYDDIAD

Cyflwynir archebion yn unol â rheolau a rheoliadau’r lleoliad. Bydd yr holl reolau a rheoliadau o’r fath mewn grym oni nodir yn wahanol gan y lleoliad a gan BiP, lle bo hynny’n berthnasol.

Mae BiP a rheolwyr y lleoliad yn cadw’r hawl i wrthod mynediad neu wahardd cynrychiolwyr mewn amgylchiadau rhesymol (er enghraifft, ystyried pryderon iechyd a diogelwch, amgylcheddol a diogelwch), ac o bryd i’w gilydd efallai y bydd rhaid cynnal archwiliadau diogelwch i sicrhau diogelwch y cynrychiolwyr. Mae’n bosibl hefyd y gwrthodir mynediad i gynrychiolwyr neu y cânt eu taflu allan o’r lleoliad oherwydd ymddygiad gwrthgymdeithasol neu os ydynt yn gwrthod cael eu chwilio. Ni chynigir unrhyw ad-daliad i gynrychiolwyr y gwrthodir mynediad iddynt neu sy’n cael eu taflu allan mewn amgylchiadau o’r fath.


CYFRIFOLDEB

Ni fydd BiP na gweithredwr y lleoliad yn gyfrifol am unrhyw golled, difrod, marwolaeth neu anaf a achosir o gwbl oni bai (i) bod y parti perthnasol wedi torri ei rwymedigaethau cyfreithiol a (ii) bod colled neu ddifrod o’r fath yn ganlyniad uniongyrchol neu resymol i dorri rhwymedigaeth. Yn amodol ar yr uchod mewn perthynas ag eiddo personol a gludir i’r lleoliad, bydd atebolrwydd y parti perthnasol wedi’i gyfyngu i’r gost resymol o naill ai atgyweirio neu gyfnewid eiddo o’r fath yn amodol ar draul normal.


CWYNION

Os hoffech wneud cwyn, rhowch wybod i dîm rheoli digwyddiad BiP ar unwaith. Byddwn yn gwneud ein gorau glas i ddod o hyd i ateb cyflym a boddhaol. Os nad ydych chi’n fodlon â’r datrysiad, gallwch wneud cwyn yn ysgrifenedig i custrelations@bipsolutions.com o fewn 14 diwrnod i ddiwedd eich archeb.


PREIFATRWYDD

Caiff manylion y cynrychiolwyr eu rheoli yn unol â pholisi diogelu data BiP (sydd ar gael yn  https://www.bipsolutions.com/gdpr/) a’r polisi preifatrwydd (sydd ar gael yn https://www.bipsolutions.com/privacy-policy). Pan fydd BiP yn rheoli digwyddiad ar ran trydydd parti neu gwmni cyswllt, mae’n bosibl y rhennir gwybodaeth am gynrychiolwyr â’r sefydliad hwnnw.

Mae’n bosibl y byddwn yn ffilmio, yn tynnu lluniau ac yn recordio yn y lleoliad o bryd i’w gilydd, felly mae’r cynrychiolydd yn cydsynio i gael ei gynnwys mewn ffilmiau, ffotograffau neu recordiadau o’r fath ac y gallwn ddefnyddio, atgynhyrchu, storio, dosbarthu a darlledu’r ffilmiau a’r recordiadau hyn (gan gynnwys unrhyw gopïau a wneir) heb dâl.


FORCE MAJEURE

Ni fydd BiP yn atebol am unrhyw oedi wrth gyflawni neu fethu cyflawni ei rwymedigaethau o dan y telerau hyn oherwydd unrhyw beth y tu hwnt i reolaeth resymol BiP. Ni fydd unrhyw oedi neu fethiant yn golygu torri’r Drwydded hon a bydd yr amser ar gyfer cyflawni’r rhwymedigaeth yr effeithir arni yn cael ei ymestyn am gyfnod rhesymol.


CYFRAITH AC AWDURDODAETH

Bydd y Telerau ac Amodau hyn yn cael eu rheoli gan a’u dehongli yn unol â chyfreithiau’r Alban a bydd unrhyw anghydfodau yn ddarostyngedig i awdurdodaeth llysoedd yr Alban, oni bai eu bod yn cael eu cyflwyno fel arall gan BiP Solutions Ltd.

TERMS AND CONDITIONS

Please read carefully the terms and conditions below for the purchase of an event booking and eventual attendance at an event from BiP Solutions. A contract shall be deemed to have been made between BiP Solutions Ltd (“BiP”) and the booking client (“delegate”) when the delegate has confirmed requirements by the event website or event booking form and BiP has accepted such a booking – a booking confirmation or an invoice being proof of such acceptance.


BOOKINGS

All bookings must be made using a valid work email address – personal email addresses will not be accepted. All registrations must include a unique email address. Duplicate email addresses for different attendees will not be accepted for complimentary or public sector tickets.

Bookings do not automatically constitute confirmation of a place. BiP will confirm all bookings in writing on receipt of a completed booking form. All bookings are made on a first-come, first-served basis. BiP reserves the right to refuse bookings at its discretion.

BiP will accept late delegate bookings subject to availability up to and on the day of the event. BiP will try to ensure that late booking information is incorporated into the event administration process; however, this cannot be guaranteed if the booking is made less than 10 days before the event.


PAYMENT TERMS

All prices quoted are exclusive of VAT.

In the event of the rate of VAT being increased between the date of acceptance of a booking and the date of the event, delegates shall only be charged the VAT applicable on the date of invoice.

VAT rate changes will not be backdated or clawed back.

Where invoice is the elected payment method, payment is due upon receipt of invoice.


CONSEQUENCES OF FAILURE TO PAY

If immediate payment in full is not made, this will be a breach of contract by the client, entitling BiP to treat the contract as being at an end and reallocate the event booking without informing the delegate.

If payment in full has not been made by the date of the event, BiP reserves the right to deny the delegate entry.

BiP shall be entitled to retain all sums already paid by the client. Any unpaid balance of the price of the booking shall become immediately payable by the delegate to BiP. This is without prejudice to BiP’s rights to claim damages from the delegate in respect of any loss suffered by BiP.


CANCELLATIONS BY BIP

BiP reserves the right to amend or cancel any event or event times, venues and dates. This includes changes to speakers, content and programme.

In the unlikely occurrence of an event cancellation, or change of date/venue, BiP may offer a complimentary transfer to an alternative equivalent event, subject to availability.

Alternatively, BiP will return any payments received in advance. BiP will not, however, refund any other costs incurred as a result of this cancellation.


CANCELLATIONS BY THE CUSTOMER

Cancellations must be notified to BiP in writing.

Where cancellation notices are received by BiP with 28 days’ or more notice prior to the date of the event, refunds will be provided subject to a 50% administration charge. Where payment has not yet been made, a credit note will be raised for 50% of the delegate fee and payment of the balance will be due.

Where cancellation notices are received by BiP with less than 28 days’ notice, full payment will be due. Cancellation charges do not apply to free events.

As an alternative to cancellation, booking transfers or delegate substitutions may be made.


BOOKING TRANSFERS

Delegates unable to attend an event may transfer their booking to another BiP event provided that notification of such a request is received in writing by BiP.

Where such written notification is received at least 7 days prior to the original event date, there will be no additional charge for such transfers.

Delegates making such requests within 7 days of the original event date will be required to pay a rebooking fee of £100 plus VAT to transfer to another event.

Where the delegate fee for the alternative event is lower than the cost of the original booking, the difference will not be refundable. Where the delegate fee for the alternative event is greater than the cost of the original booking, the delegate will be required to pay the difference in delegate fee costs.

Should delegates choose not to transfer to another BiP event, full settlement of the original booking fee will be required. No refunds will be provided.


DELEGATE SUBSTITUTION

As an alternative to cancellation or transferring a booking, BiP will accept substitute delegates without charge.


PROMOTIONS AND ADVERTISING

BiP may present advertisements or promotional materials on or through the event and on any BiP websites. Your participation in any promotional event is subject to the terms and conditions associated with that event. Your dealings with or participation in promotions by any third-party advertisers on or through the event are solely between you and such third party. You agree that BiP shall not be responsible or liable for any loss or damage of any kind incurred by you as the result of any such dealings or as the result of the presence of such third parties at the event.


PATENTS AND TRADE MARKS

All trademarks, service marks, trade names, slogans, logos and other indicia of origin that appear on or in connection with the event are the property of BiP and/or its affiliates. You may not copy, display or use any of these marks without prior written permission of the relevant owner. The event and/or portions of the event may be protected under patent law and may be the subject of issued patents and/or pending patent applications.


LIMITATIONS OF LIABILITY

BiP does not accept responsibility for accident, injury or loss suffered while attending an event unless it is directly due to negligence on BiP’s part.

BiP accepts no responsibility for any loss incurred while using material or information gathered at BiP events.

The copyright of all training material rests with the trainer or speaker and BiP may not be held responsible for any infringements as a result of plagiarism, libel, slander or any misuse of material.


EVENT VENUE

Bookings are issued subject to the rules and regulations of the venue. All such rules and regulations will apply unless otherwise specified by the venue and, where applicable, BiP.

BiP and the venue management reserve the right to refuse admission or to eject delegates in reasonable circumstances (for example taking health and safety, environmental and security concerns into account), and may on occasion have to conduct security searches to ensure the safety of delegates. Delegates may also be refused entry or ejected from the venue on account of exhibiting anti-social behaviour or declining to be searched. No refunds will be offered to delegates who are refused entry or who are ejected in such circumstances.


RESPONSIBILITY

Neither BiP nor the venue operator will be responsible for any loss, damage, death or injury whatsoever caused unless (i) the relevant party has breached its legal obligations and (ii) such loss or damage is a direct or reasonable foreseeable result of the breach. Subject to the foregoing with regard to personal property brought to the venue, the liability of the relevant party shall be limited to the reasonable cost to either repairing or replacing such property subject to fair wear and tear.


COMPLAINTS

If you wish to make a complaint, please notify BiP’s event management team immediately. We will then do our utmost to find a speedy and satisfactory solution. In the event that you are not satisfied with the solution, please complain in writing to custrelations@bipsolutions.com within 14 days of the end of your booking.


PRIVACY

Delegate details are managed in accordance with BiP’s data protection policy (which can be found at https://www.bipsolutions.com/gdpr/) and privacy policy (which can be found at https://www.bipsolutions.com/privacy-policy). Where BiP manages an event on behalf of a third party or affiliate, delegate information may be shared with this organisation.

As filming, photography and recording may be carried out at the venue from time to time, the delegate consents to being included in such films, photographs or recordings and the use, reproduction, storage, distribution and broadcasting of such films and recordings (including any copies made) without payment.


FORCE MAJEURE

BiP will not be liable for any delay in performing or failure to perform its obligations under these terms due to any cause outside BiP’s reasonable control. Such delay or failure shall not constitute a breach of this Licence and the time for performance of the affected obligation shall be extended by such period as is reasonable.


LAW AND JURISDICTION

These Terms and Conditions shall be governed by and construed in accordance with the laws of Scotland and any disputes shall be subject to the jurisdiction of the courts of Scotland, unless otherwise submitted by BiP Solutions Ltd.